Ringkasan Buku “Exactly What to Say” oleh Phil M. Jones

Kami tidak yakin jika ringkasan buku “Exactly What to Say” ini cocok untukmu, tetapi mungkin kamu akan tahu siapa seseorang yang tertarik untuk membacanya.

Ya, kami sebenarnya sedang mengujimu dengan kalimat di atas. Adanya frasa “Kami tidak yakin jika ini untuk mu, tetapi...” bermaksud untuk menarik perhatianmu. Bagian pertama dari frasa tersebut seakan memberi tahu alam bawah sadar bahwa tak ada tekanan atau pemaksaan yang terlibat di dalamnya; mungkin saja kamu akan tertarik, mungkin saja tidak. Namun di saat yang sama, adanya sugesti bahwa kamu mungkin tak tertarik sebenarnya mengusik rasa penasaranmu dan memangcingmu dengan pemikiran bahwa sebuah keputusan harus dibuat: apakah ini untuk saya atau bukan

Ditambahkannya kata “tetapi” setelah koma merupakan bagian di mana “sihir” terjadi. Digunakannya kata "tetapi" seakan membatalkan frasa “Kami tidak yakin...” di bagian awal. Dan ini membuat alam bawah sadarmu berkata, “Aku ingin membacanya!”.

Mengarahkan Pembicaraan (Steering the Conversation)

Seberapa terbuka kah pikiranmu? (How open-minded are you?). Renungkan pertanyaan tersebut untuk sejenak. Hampir semua orang percaya bahwa diri mereka masing-masing berpikiran terbuka. Phil Jones, sang penulis, mengatakan bahwa jika kamu memulai sebuah percakapan dengan frasa tersebut, dan setelah itu diikuti dengan sebuah ide yang kamu ingin tanamkan pada lawan bicara, maka kemungkinan keberhasilannya akan meningkat dari 50% menjadi 90%. Jadi jika kamu bertanya “Akankah kamu berpikiran terbuka untuk kita bekerja sama melakukan ini?” (“Would you be open-minded about us working together on this?”), ini membuat lawan bicara kita sulit untuk menolak ide tersebut. Dia akan merasa memiliki kewajiban untuk, paling tidak, mencobanya.

Terkadang, kamu merasa bahwa seseorang yang kamu ajak bicara ingin membantah apa yang kamu sampaikan. Dia yakin bahwa dialah yang paling paham atas hal yang dibicarakan. Untuk menghindari terjadinya perdebatan panas, lawanlah godaan untuk memenangkan argumen dan coba ambil kembali kendali atas percakapan dengan menggunakan kata-kata “Apa yang kamu kertahui tentang...” (“What do you know about...”). Kata-kata ini memungkinkanmu untuk menguji apa dasar dari pemikiran atau pendapat yang diutarakan oleh lawan bicara. Tujuanmu adalah untuk membuat mereka menyadari bahwa mereka tidak mempunyai bukti yang cukup untuk mempertahankan opini yang mereka pegang erat-erat. Contohnya, kamu bisa mencoba melontarkan pertanyaan seperti “Apa yang kamu ketahui tentang produk kami?” atau “Apa yang kamu ketahui tentang cara kerja bisnis kami?”. Ketika lawan bicara menjawabnya, kamu berada pada posisi yang tepat untuk membenarkan jika terdapat kesalahan pada pengetahuannya.

Satu hal lagi, membuat orang lain setuju dengan tanggal dan waktu bertemu untuk mendiskusikan proposal, ide bisnis, atau produk, bisa menjadi sesuatu yang menantang. Tapi tenang saja, sebuah frasa sederhana dapat membantumu untuk mencegah lawan bicara berkata mereka tidak punya waktu. Ketika kamu menanyakan “Kapankah waktu yang tepat untuk...?” (“When would be a good time to...?”), maka alam bawah sadar dari lawan bicara sudah mengadopsi pemikiran bahwa dia mengetahui waktu yang tepat dan mengatakan tidak punya waktu adalah jawaban yang salah. Dengan menggunakan frasa tersebut, kamu telah menunjukkan bahwa kamu tahu mereka memang sibuk dalam keseharian, tetapi kamu percaya bahwa ada waktu di mana mereka dapat berdiskusi denganmu.

Menyajikan Pilihan (Presenting Options)

Jika kamu sudah mengirimkan materi bisnis terlebih dahulu sebelum meeting dimulai, atau mungkin ini kali keduamu berjumpa dengan seseorang setelah kamu mempresentasikan idemu pada pertemuan sebelumnya, maka kamu perlu mengendalikan percakapan sedari awal. Kalimat pembuka yang bisa diucapkan di situasi tersebut adalah “Mungkin Bapak/Ibu belum sempat untuk...” (“I guess you haven’t got around to...”). Kalimat ini memberi ruang bagi lawan bicara untuk “menyelamatkan mukanya”. Sebagai contoh, jika lawan bicara pernah mengatakan bahwa ia perlu berkonsultasi dengan partnernya, maka kamu dapat membuka percakapan dengan “Mungkin Bapak/Ibu belum sempat untuk berbicara dengan partnernya”. Dalam skenario ini, ada dua reaksi yang mungkin muncul dari mereka, bisa jadi mereka bangga karena sudah berdiskusi, atau mungkin malu karena belum melakukannya.

Situasi lain yang sering kita hadapi adalah meminta nomor telepon genggam dari seseorang yang baru saja kita kenal. Alih-alih berkata “Bisakah saya mendapatkan nomor telepon Anda? (Can I have your phone number?)”, cobalah ganti dengan “Bagaimanakah cara terbaik bagi saya untuk menghubungi Anda?” (“What’s the best way for me to contact you?”). Pertanyaan yang diawali dengan bisakah (the can I question) menimbulkan nada yang bersifat memaksa; lawan bicara kita menganggap pertanyaan tersebut seakan melanggar privasi mereka. Namun dengan pertanyaan kedua, kita memberi lawan bicara ruang untuk memilih, sehingga kesan pemaksaan itu hilang.

Setiap orang butuh merasa bahwa seakan diri mereka sendiri lah yang membuat keputusan akhir terhadap sesuatu yang mereka anggap penting. Kamu dapat membantu lawan bicara dalam proses pengambilan keputusan ini dengan cara menyederhanakan pilihan (narrowing down the choices). Kamu dapat melakukannya dengan menggunakan frasa “Menurut pandangan saya, Anda memiliki tiga pilihan.” (“As I see it, you have three options.”). Mempersembahkan tiga pilihan ini tak hanya memudahkan lawan bicara untuk memutuskan, tetapi juga memungkinkan mu untuk mengarahkan dia ke satu pilihan yang tentunya terbaik juga bagimu.

Mari kita coba ilustrasikan situasi ini. Misalkan lawan bicara mu “terjebak” dalam pekerjaan yang membosankan, tak memiliki prospek yang jelas, jam kerja yang panjang sehingga tidak ada waktu untuk keluarga, dan gaji yang pas-pasan. Di situasi tersebut, coba ingatkan dia akan kesempatan menarik yang pernah kamu tawarkan namun dikemas dalam tiga pilihan: “Pertama, cari lowongan kerja, kemudian kirim resume serta lamaran pekerjaan, mengikuti wawancara, dan bekerja di perusahaan baru untuk melakukan pekerjaan yang sama dengan gaji yang sedikit lebih tinggi. Kedua, tak melakukan apapun dan menetap di posisi saat ini. Ketiga, kerjakan kesempatan yang saya pernah tawarkan sebagai pekerjaan sampingan”. Lalu akhiri pilihan tersebut dengan kata, “Mana dari ketiga opsi tadi yang akan lebih mudah untuk kamu lakukan?” (“Which of those three options is going to be easier for you?”). Penulis percaya bahwa kata-kata ini akan memperbesar kemungkinan terpilihnya opsi yang kamu tawarkan.

Sebab dan Akibat (Cause and Effect)
“Ada dua jenis orang di dunia ini. Jenis pertama adalah mereka yang mewujudkan informasi yang baru mereka dengar menjadi sebuah aksi. Jenis kedua adalah, mereka yang tak melakukan apapun setelah informasi disampaikan”. Sewaktu membaca kalimat ini, kami yakin bahwa kamu telah menggolongkan diri, atau ingin menggolongkan diri, ke dalam kelompok yang pertama. Benar tidak? Saat frasa “dua jenis orang” (“two types of people”) diucapkan, suara di kepala kita berkata, “Saya pasti termasuk ke dalam salah satu dari keduanya,” dan tentunya kita akan memilih golongan yang sesuai dengan preferensi kita. Frasa tersebut cukup efektif untuk menarik perhatian karena adanya keterbatasan pilihan yang dapat memicu perdebatan.

“Saya rasa, kamu agak mirip dengan saya (I bet you’re a bit like me); kamu cenderung memilih untuk mengerjakan sesuatu yang produktif dari pada menghabiskan waktu menjelajahi Netflix di malam hari”. Frasa di awal kalimat tadi biasanya cukup manjur untuk membuat orang setuju dengan pendapatmu. Di saat lawan bicara tak setuju pun, frasa tadi menjadi alat yang cukup canggih untuk mengumpulkan informasi tentang lawan bicaramu. Namun ketika mereka setuju, frasa tersebut berpotensi untuk menggugurkan penolakan pada percakapan yang datang setelahnya; ini juga memperkecil kemungkinan bagi mereka untuk tak meluangkan waktu mendengarkan apa yang kamu coba sampaikan.

Apakah kamu mengingat hal-hal yang biasa dibicarakan oleh orang tuamu di saat kamu kecil? Mungkin iya. Di antara kalimat tersebut biasanya berbentuk pernyataan bersyarat (conditional statement). Apakah maksudnya? Pernyataan ini selalu dimulai dengan kata if (jika) dan dilanjutkan dengan apa konsekuensi di baliknya setelah kata then (maka) diucapkan. Contohnya, “Jika kamu tidak belajar dengan baik di sekolah, maka kamu tak akan bisa melanjutkan studi ke universitas”. Atau, “Jika kamu tidak merapikan kamarmu sendiri, maka kamu tidak boleh keluar rumah”. Penyataan jika..., maka... ini mempunyai kekuatan karena pola kalimat ini telah menanamkan di otak kita bahwa konsekuensi atas segala hal yang kita lakukan atau tidak itu benar adanya.

Memandu Langkah-Langkah Selanjutnya (Guiding Next Steps)

Bayangkan untuk sejenak, kamu sedang kembali ke masa kecil mu. Kamu sedang berada di sebuah pantai. Di sana terdapat sebuah singkapan batu yang mana dari situ kamu dapat melompat ke laut. Kamu sedang bersama dengan anak-anak yang lain juga, akan tetapi tak ada satu pun dari kalian yang ingin mencoba untuk melompat. Setelah menunggu cukup lama, seorang anak pemberani pun menyongsong laut dan menyemplung dengan cipratan yang cukup deras. Anak-anak yang lain melihat bahwa dia kembali ke permukaan air dengan senyuman lebar di wajahnya dan tanpa luka sedikitpun di badannya; mereka pun ingin mengikuti aksi bocah nekat tadi.

Bisa kita lihat bahwa manusia suka menjadi pengikut, dan manusia percaya bahwa kesalamatan ditentukan pada jumlah angka; semakin banyak orang yang melakukan sesuatu maka semakin aman hal tersebut untuk dilakukan. Berdasarkan pengamatan ini, kata-kata ajaib selanjutnya adalah: sebagian besar orang (most people). Ketika kita menggunakan kata-kata tersebut untuk mendeskripsikan sebuah situasi kepada seseorang, alam bawah sadar mereka berkata bahwa jika sebagian besar orang melakukannya, maka dirinya juga harus melakukannya juga.

Apakah kamu ingin tahu bagaimana sebagian besar orang mengubah pandangan negatif nya terhadap sesuatu menjadi positif? Kamu dapat menggunakan sebuah teknik yang disebut dengan labelling (pelabelan). Ketika kamu melabeli sesuatu dalam sebuah percakapan, akan sulit label tersebut untuk dihilangkan; label itu seakan menempel! Frasa ajaib yang bisa kamu gunakan untuk melabeli yakni: "Kabar baiknya adalah" ("the good news is...").

Mari kita ilustrasikan ini dengan sebuah situasi di mana seseorang ragu untuk berbisnis dengan kamu. Tak perlu khawatir, di sela-sela percakapan kamu dapat meyakinkan mereka kembali dengan mengatakan “Kabar baiknya adalah partner saya yang lain juga berada dalam kondisi yang sama ketika mereka akan memulai, tetapi kami dapat memberikan dukungan penuh. Dan sekarang mereka mampu mencapai kesuksesannya”. Kata-kata ini diharapkan mampu untuk membuat partner bisnismu tetap melihat kedepan, dan seperti kata penulis “memusnahkan energi negatif dari percakapan”.

Situasi terakhir yang perlu dibahas pada bab ini adalah ketika kamu telah menginvestasikan waktu untuk menjelaskan proposisi bisnis mu kepada seorang calon partner bisnis. Mereka sudah setuju dengan apapun yang kamu sampaikan, dan telah sampai pada titik di mana kamu ingin mereka untuk berkomitmen. Namun tiba-tiba percakapan pun terhenti. Apa yang harus kamu lakukan? Pembuatan keputusan tak akan terjadi dengan sendirinya. Maka dari itu kamu harus memandu mereka melalui proses decision-making dengan menggunakan kata “Yang akan terjadi selanjutnya adalah...” (“What happens next is...”). Secara efektif, yang kamu lakukan di
sini adalah memandu calon partner tadi dengan “menggandeng tangan” nya hingga sampai di titik akhir dari kerja sama. Beri tahu dengan jelas apa saja langkah-langkah yang harus diambil selanjutnya.

Mempermudah menuju Keputusan (Easing into Decisions)
Sekarang adalah Jum’at malam, dan kamu benar-benar ingin bertemu dengan teman mu di bioskop langganan. Sayangnya mereka menolak dengan alasan mobil mereka sedang diperbaiki di bengkel. Kamu dapat menaklukkan penolakan ini dengan struktur kalimat “Jika aku bisa... Akankah kamu?” (“If I can... Will you...?”). Jika digunakan dalam kasus tadi, “Jika aku bisa menjemput dan mengantarmu pulang setelahnya, akankah kamu siap pergi ke bioskop di jam 8 malam ini?”. Teknik sederhana ini juga dapat dimanfaatkan dalam proses negosiasi. Misalkan saja dalam hal harga barang: “Jika saya dapat samakan harga dengan harga kompetitor, akan kah Anda memberikan order nya kepada kami?”.

Membuat orang berkata iya saat mereka ingin berkata tidak merupakan tugas yang cukup sulit. Untuk melakukannya, kamu perlu melewati beberapa langkah. Pertama-tama, kamu perlu mencoba untuk mengubah keputusannya yang awalnya “tidak” menjadi “mungkin”. Bagaimana caranya? Coba ajak lawan bicara untuk meninjau kembali ide yang kamu tawarkan dari awal dengan menggunakan kata “Sebelum kamu membuat keputusan...” (“Before you make your mind up...”). Sebagai contoh, kamu dapat mengatakan “Sebelum kamu membuat keputusan, mari kita tinjau kembali detil-detil dari rencana ini dan pastikan bahwa kita telah membahas semua fakta dan datanya”. Kalimat semacam ini akan memungkinkan negosiasi untuk berlanjut. Kamu mungkin bisa untuk mempresentasikan data dan fakta dengan cara yang sedikit berbeda dari yang sebelumnya, guna mengubah perspektif dari lawan bicaramu dan ujung-ujungnya mengarahkan mereka untuk berkata iya.

Jangan khawatir (Don’t worry), kami tahu bahwa memang ada cukup banyak kata-kata ajaib yang kamu perlu ingat dan gunakan, tapi seiring dengan waktu, kamu akan terbiasa untuk memanfaatkannya di saat yang tepat. Dua kata yang kami tuliskan di awal paragraf ini juga merupakan salah satu kata-kata ajaib. Frasa “jangan khawatir” mampu membantu menenangkan orang-orang di situasi-situasi yang penuh dengan stress. Jadi jangan lupa gunakan frasa ini juga ya kawan.

Semoga bermanfaat!