Bekerja Dengan Cerdas, Bukan Dengan Keras

Setiap buku tentang produktivitas di planet ini, mulai dari David Allen hingga Benjamin Franklin, memberi tahu kita hal yang kurang lebih sama: bangun pagi-pagi, minum minuman yang membangkitkan semangat, membagi waktu kerja menjadi bagian-bagian yang diatur berdasarkan kepentingannya, memeriksa daftar dengan teliti, jadwalkan janji 15 minggu sebelumnya dan jadilah lebih awal untuk semuanya.

Mark Manson menuliskan dalam artikelnya, How To Be More Productive by Working Less bahwa persetan dengan itu semua, dia benci pagi hari. Rutinitas paginya kacau dan hanya membaca Facebook. Jika dia beruntung, sampah di beranda beritanya akan cukup membuat dia kesal sehingga tanpa sadar mulai menuliskan komentarnya (lagi pula, apa yang lebih penting daripada membuktikan kepada seseorang di internet bahwa mereka salah?).

Namun, Mark menambahkan bahwa hal yang berhasil untuknya, mungkin tidak cocok untuk kita. Mark percaya produktivitas adalah hal yang sangat pribadi. Kita semua memiliki otak yang berbeda di mana kita merasa paling efektif, dan oleh karena itulah preferensi, perspektif, dan situasi setiap orang juga berbeda.

Kiat produktivitas, misalnya, melukis pemandangan dengan cat air, mungkin tidak berguna untuk menyelesaikan pengembalian pajak kita tepat waktu. Atau saran yang membantu kita menemukan cara untuk mengatur tim dalam menyelesaikan beberapa hambatan, bukanlah saran yang sama yang akan membantu kita membersihkan apartemen lebih cepat.

Bekerja sebagai Fungsi Linier

Deepak Chopra dan Kabir Sehgal dalam artikel mereka berjudul, Stanford professor: Working this many hours a week is basically pointless. Here’s how to get more done — by doing less, menyebutkan bahwa bekerja terus-menerus dapat membuat eksekutif paling berpengalaman sekalipun merasa kewalahan.

Namun faktanya, masalah dengan budaya kerja saat ini adalah banyak orang percaya bahwa mereka perlu bekerja lebih lama untuk menyelesaikan lebih banyak hal dan berhasil.

Dalam tulisan Mark dijelaskan juga bahwa sebagian besar dari kita, untuk sebagian besar hidup kita, mengkonseptualisasikan pekerjaan sebagai fungsi linier. Yang dimaksud dengan “linier” adalah bahwa jumlah output produktif yang kita buat berbanding lurus dengan jumlah jam yang kita pergunakan.

Jadi, bekerja selama 2 jam akan menghasilkan hasil 2 kali lipat dari hanya bekerja selama 1 jam. Dan 8 jam akan menghasilkan 4 kali lipat dari 2 jam.

Kita menjalani hidup dengan asumsi ini bahwa begitulah seharusnya cara hal-hal bekerja (sebagian besar). Sedari kecil misalnya, kita telah ditunjukkan bahwa fungsi tugas sekolah cukup linier. Mereka memberi kita banyak hal untuk dihafal, dan jika kita menghabiskan 2 jam untuk menghafalnya, kita akan mengingat sekitar 2 kali lebih banyak daripada jika kita menghabiskan 1 jam.

Kemudian semakin bertambah tuanya usia, kita hanya berasumsi bahwa sisa hidup akan berfungsi dengan cara yang sama. Tapi ternyata, tidak. Yang benar adalah bahwa pekerjaan yang paling bijaksana dan intensif tidak terungkap seperti ini. Dan ini terasa sangat tidak adil bagi kita.

Satu-satunya pekerjaan yang linier adalah hal yang sangat mendasar dan berulang. Seperti mengangkut bal jerami atau kotak kemasan. Atau entri data yang sangat menjengkelkan pada spreadsheet raksasa. Atau mengoperasikan penggorengan di McDonald. Dalam hal ini, 4 jam menjadi 2 kali lebih produktif dari 2 jam, dan 2 kali lebih produktif dari 1 jam, dan begitu seterusnya.

Sayangnya, “bekerja sebagai fungsi linier” adalah berasal dari dunia startup. Karena, dalam pikiran mereka: 16 jam kerja, 2 kali lebih produktif daripada 8 jam. Kesimpulan logisnya menurut Mark adalah bahwa kita semua hanyalah sekumpulan sampah yang malas, dan kita harus mengaduk kopi kita pada jam 4 pagi dan membuat kode sampai bola mata kita berdarah. Hiruk pikuk, hiruk pikuk.

Seperti yang akan kita lihat, hal itu sering menjadi bumerang bagi orang-orang. Karena kenyataannya adalah bahwa sebagian besar jenis pekerjaan (terutama pekerjaan yang akan menghasilkan uang bagi kita dalam masyarakat modern) tidak menghasilkan hasil yang linier, tetapi menghasilkan hasil yang semakin berkurang.

Bekerja tapi Memperoleh Hasil yang Berkurang (atau Bahkan Negatif)

Menambahkan dari tulisan Mark, bayangkan kita pergi ke luar dan jogging selama 10 menit. Ini akan menjadi hal yang sehat untuk dilakukan. Sekarang bayangkan kita pergi ke luar dan berlari selama 20 menit. Itu juga sehat, tetapi itu tidak selalu 2 kali lebih sehat daripada 10 menit.

Bagaimana jika kita berlari selama 1 jam? Yah, kita pasti akan memaksakan diri, tetapi kemungkinan besar kita masih akan melihat sebagian besar manfaat dari 10 menit pertama kita berlari.

Latihan memiliki hasil yang semakin berkurang karena alasan sederhana, bahwa otot kita lelah. Dan saat otot kita lelah, kemampuan mereka untuk dirangsang demi pertumbuhan lebih lanjut akan berkurang sampai tidak ada. Menghabiskan 2 jam di gym memberi kita sedikit atau tidak ada manfaat tambahan dari menghabiskan 1 jam. Dan menghabiskan 1 jam hanya memberi kita sedikit lebih banyak manfaat daripada menghabiskan 45 menit.

Sebagian besar pekerjaan bekerja dengan cara ini. Mengapa? Karena, seperti otot, otak kita lelah. Dan jika kita melatih otak kita dengan melakukan segala jenis pemecahan masalah, atau pengambilan keputusan penting, maka kita terbatas pada seberapa banyak yang dapat kita capai secara efektif dalam sehari.

Istri Mark dulu bekerja di industri periklanan, dan seperti banyak industri lainnya, ada ritual untuk bekerja berjam-jam, terutama ketika presentasi besar atau proposal kampanye akan jatuh tempo. Orang-orang akan begadang, sering bekerja sampai jam 9 atau 10 malam. Terkadang mereka datang pada hari Sabtu.

Tetapi dia memperhatikan bahwa sebagian besar waktu tambahan ini sangat tidak efektif. Empat jam di penghujung hari, dari katakanlah pukul 6 sore hingga 10 malam, memberikan kontribusi pekerjaan yang dapat digunakan sebanyak 2 jam pertama hari itu. Orang-orang pada dasarnya bekerja keras untuk mendapatkan keuntungan marjinal.

Dan dalam skenario terburuk, orang akan mulai menghasilkan pekerjaan yang buruk atau membuat keputusan yang buruk karena mereka sangat lelah. Dan ketika kita mengumpulkan cukup banyak pekerjaan buruk dan keputusan buruk, kita sebenarnya secara tidak sengaja menciptakan lebih banyak pekerjaan untuk diri kita sendiri. Jadi, kita beralih dari bekerja untuk mendapatkan hasil yang semakin berkurang, menjadi bekerja untuk mendapatkan hasil yang negatif.

Sebagian besar pekerjaan kreatif beroperasi pada kurva pengembalian negatif. Ketika berbicara tentang karya kreatif, tidak hanya hasil yang semakin berkurang, misalnya, menulis lebih banyak menghasilkan pengembalian yang negatif. Karena tulisan yang buruk tidak hanya buruk, tulisan yang buruk menciptakan lebih banyak pekerjaan untuk diri kita sendiri, karena membutuhkan lebih banyak waktu untuk merevisi dan mengedit.

Dalam penelitiannya, John Pencavel dikutip dari tulisan Deepak dan Kabir, menemukan bahwa produktivitas per jam menurun tajam ketika seseorang bekerja lebih dari 50 jam seminggu. Setelah 55 jam, produktivitas turun drastis, sehingga menambah jam kerja tidak akan ada gunanya. Dan, mereka yang bekerja hingga 70 jam seminggu hanya mendapatkan jumlah pekerjaan yang sama dengan mereka yang bekerja selama 55 jam.

Dikutip juga pendapat Alex Soojung-Kim Pang bahwa kesibukan bukanlah sarana untuk pencapaian, tetapi hambatan untuk itu. Menurutnya, ketika kita mendefinisikan diri kita dengan “pekerjaan, dedikasi, efektivitas, dan kemauan untuk bekerja lebih keras,” kita akan mudah untuk berpikir bahwa bekerja lebih sedikit dan menciptakan lebih banyak kedamaian dalam pikiran kita adalah hambatan untuk sukses.

Poin Leverage dan Deleverage

Jadi sekali lagi, tidak semua pekerjaan diciptakan sama. Menurut Mark, setiap bisnis, pekerjaan, atau proyek memiliki apa yang disebut sebagai titik pengungkit (leverage) yang secara instan membuat semua hal lain yang kita lakukan menjadi lebih efektif.

Jika kita seorang manajer tim, mungkin ada beberapa ritual yang kita buat untuk menjaga moral tetap tinggi di antara para pekerja kita. Jika kita seorang programmer, mungkin dengan mendidik diri kita sendiri tentang jenis database baru. Jika kita bekerja dalam penjualan tatap muka, mungkin dengan meningkatkan penampilan kita dan belajar bagaimana memahami pelanggan pada tingkat emosional.

Dalam hal konten online, branding adalah titik leverage. Hal itu adalah sesuatu yang semakin kita kerjakan dan sempurnakan, semakin banyak efek pengganda pada hal lainnya, misalnya, penjualan akan lebih mudah, traffic akan tetap baik, orang akan membicarakannya dan menyebarkan konten kita lebih efisien.

Jadi, menyelesaikan beberapa aspek pekerjaan dengan baik, dapat membuat segalanya menjadi lebih mudah, atau… malah jauh lebih sulit.

Satu-satunya pekerjaan “nyata” Mark adalah di bank selama total sekitar 6 minggu. Bank ini (tidak disebutkan oleh Mark) memiliki prosedur yang sangat spesifik untuk jenis entri data tertentu, yang melibatkan perangkat lunak cukup kuno dan cara memasukkan data yang benar-benar terbelakang. Itu membuat seluruh proses menjadi sangat lambat.

Pada dasarnya, bank telah menciptakan apa yang Mark sebut titik deleverage, yakni pekerjaan yang membuat semua pekerjaan lain lebih lambat dan lebih sulit. Tetapi segera setelah Mark menunjukkan kepada bosnya bahwa semua pekerjaan ini dapat ditangani oleh skrip sederhana dan dikompilasi ke dalam spreadsheet, dia malah tetap diminta untuk duduk, diam, dan memasukkan data seperti yang telah diperintahkan kepadanya. Mark berhenti beberapa minggu kemudian.

‘‘Productivity is more about what you don’t do than what you do.’’

Kita semua pernah dalam keadaan di mana kita makan berlebihan pada makanan yang kita sukai dan kemudian memikirkan makanan itu untuk minggu berikutnya membuat kita mual dan kita mempertanyakan arti dari keberadaan kita sendiri.

Tapi seminggu kemudian, makanan favorit kita itu tidak terdengar terlalu buruk. Dan sekitar satu atau dua minggu kemudian, kita siap untuk kembali ke tempat makan favorit kita itu dan membuat diri kita buta lagi. Otak kita bekerja dengan cara yang sama dengan produktivitas.

Lihat, memecahkan masalah seperti makanan untuk pikiran kita, membuat pikiran kita bahagia. Itu membuatnya merasa penting dan semua hal tentangnya penuh dengan kebahagiaan. Memecahkan masalah di pikiran kita seperti halnya makanan di perut kita. Dibutuhkan berbagai stimulasi dan terlalu banyak dari satu jenis akan menyebabkan sakit dan lelah.

Tetapi yang menakjubkan adalah bahwa waktu senggang ini (kemampuan untuk mengalihkan otak dari pemecahan masalah dan pekerjaan) sebenarnya membuat otak kita jauh lebih efektif setelah kembali bekerja. Menurut Mark, memang benar kalau ini gila, tetapi akhir pekan dan liburan benar-benar ada karena suatu alasan.

Bekerja dengan Lebih Sedikit

Kate Northrup dalam Want to Be More Productive? Try Doing Less, menuliskan bahwa kita telah diajari sedari kecil bahwa jika menginginkan ‘‘lebih’’ dalam berbagai hal seperti: uang, pencapaian, kegembiraan, ketenangan pikiran maka kita perlu berbuat lebih banyak hal juga.

Doktrin ini semakin melekat dalam kehidupan kita dan seperti budaya yang sudah biasa saja. Lantas, bagaimana kita dapat melakukan lebih sedikit pekerjaan untuk memberi diri kita lebih banyak waktu dan mengurangi stres tanpa membahayakan hasil kita?

Kita perlu mengidentifikasi apa yang tidak boleh dilakukan. Tapi penentuan ini tidak bisa asal-asalan. Itu harus metodis dan berbasis bukti. Berikut cara kerjanya dirangkum dari tulisan Kate:

Langkah 1: Gambar satu garis ke bawah di tengah selembar kertas memanjang (landscape).

Langkah 2: Tentukan area kehidupan atau pekerjaan kita, di mana kita ingin mendapatkan hasil yang lebih baik dan lebih sedikit stres. Misalnya, mungkin kita ingin memperluas “Thought Leadership” kita.

Langkah 3: Di sisi kiri, buat daftar tugas atau aktivitas yang dapat kita lakukan di area pekerjaan atau kehidupan kita. Sebagai calon Thought Leadership, kita dapat menghadiri konferensi, mencari kesempatan berbicara, menulis artikel baru, membaca dan meneliti, dan sebagainya.

Langkah 4: Di sisi kanan, buat daftar “kemenangan” terbesar kita di bidang itu, seperti talkshow, presentasi yang benar-benar kita lakukan di tempat kerja, atau tulisan yang diterima di publikasi besar. Hal ini sering kali menjadi langkah yang sulit bagi sebagian orang. Kita belum dikondisikan secara budaya untuk merayakan diri sendiri, sehingga seringkali, orang-orang akan gagal ketika mendaftar “kemenangan” mereka. Hasil apapun yang kita dapatkan (baik satu kali atau berulang kali) yang positif dapat masuk dalam daftar ini. Jangan terjebak dalam daftar hal-hal yang “benar”. Tulis saja apa yang datang kepada kita.

Langkah 5: Buat garis yang menghubungkan setiap kemenangan terbesar kita dengan aktivitas atau tugas yang paling bertanggung jawab atas hasil tersebut. Membaca dan meneliti, misalnya, sangat penting untuk membuat tulisan kita diterima dalam publikasi, jadi hubungkan keduanya.

Langkah 6: Lingkari semua kegiatan dan tugas di sisi kiri kertas kita yang menjadi penyebab kemenangan besar kita. Lihat apa yang tersisa. Apapun yang tidak dilingkari adalah sesuatu yang harus berhenti kita lakukan sepenuhnya, meminimalkan secara signifikan, atau mendelegasikan jika itu benar-benar harus dilakukan. Misalnya, jika kita menemukan bahwa bepergian untuk seminar sebulan sekali tidak secara langsung berkontribusi pada kemenangan apapun, inilah saatnya untuk mengesampingkannya atau setidaknya menguranginya.

Pendekatan yang sama ini dapat digunakan di bidang lain dalam hidup kita. Misalnya, jika kita ingin lebih terhubung dengan anak-anak, kita dapat membuat daftar beberapa kenangan atau “kemenangan” tertentu, ketika kita benar-benar merasa menjadi orang tua terbaik yang kita bisa. Seperti, menyanyikan lagu-lagu konyol sambil melipat cucian pada hari Minggu pagi. Atau ketika anak kita menunjukkan perasaannya kepada kita dan kita merasa sangat tersanjung dengan betapa amannya mereka menceritakan hal-hal sulit itu.

Ulangi latihan ini pada sebanyak mungkin bidang kehidupan yang ingin kita tingkatkan melalui pengurangan. Jadilah kejam. Dan jangan lupa untuk mempertimbangkan apa yang membuat kita bahagia. Menurut Kate, kebahagiaan tidak hanya membuat kita setidaknya 12% lebih produktif, tetapi juga membuat hidup kita layak untuk dijalani.

Hidup bukan tentang mengumpulkan daftar pencapaian. Apa yang dapat kita hentikan untuk membuat lebih banyak waktu untuk diri sendiri, membuat lebih banyak waktu untuk kesenangan, dan menggunakan waktu kita dengan lebih bermakna? Bersenang-senang dalam kegembiraan dengan lebih sedikit pekerjaan adalah jawabannya.

Semoga bermanfaat, kawan!